A társasházi törvény kötelezővé teszi az évenkénti minimum egy közgyűlés összehívását. Ezt a közgyűlést nevezik éves, vagy költségvetési közgyűlésnek, melyet minden évben, kivéve az idei évet, legkésőbb május 31. napjáig meg kell tartani.
A társasház közgyűlésének összehívása akkor szabályszerű, ha a tulajdonosok részére a közgyűlési meghívónak megküldése, a közgyűlés időpontját 8 nappal megelőzően megtörtént: személyes átadással, postaládába történő bedobással, illetve tértivevényes postai küldemény útján, mely kézbesítéseket igazolni köteles a közös képviselő.
A közgyűlési meghívót minden tulajdonosnak meg kell küldeni. A közös képviselők abban az esetben küldhetik ki kizárólag online a meghívókat, ha az az SZMSZ-ben megfelelően szabályozásra került.
A tulajdonosi lista ellenőrzése a közgyűlés összehívása előtt, annak rendszeres karbantartása kiemelten fontos feladat.
A meghívónak feltétlenül tartalmaznia kell a következő 5 elemet:
- a közgyűlés időpontját és helyét;
- a közgyűlésen tárgyalni kívánt napirendi pontokat és azok sorrendjét
- a megismételt közgyűlés időpontját és az eltérő határozatképességi szabályra vonatkozó figyelemfelhívást
- mellékletként a szavazásra előterjesztett napirendre vonatkozó írásos előterjesztéseket
A közgyűlésen kizárólag a meghívóban meghirdetett napirendi pontokban lehet érvényes határozatot hozni.
A közgyűlés akkor határozatképes, ha azon az összes tulajdoni hányadnak több mint a felével rendelkező tulajdonostárs jelen van. Ennek hiányában 15 napon belül megismételt közgyűlést kell tartani. A megismételt közgyűlés napirendi pontjainak teljes mértékben meg kell egyeznie a rendes közgyűlés napirendi pontjaival. A megismételt közgyűlés a jelenlévők számától függetlenül is határozatképes.
Az éves közgyűlés menete:
A közös képviselő köszönti a tulajdonosokat, azok képviselőit és az esetleges meghívottakat.
Kéri a tulajdonosokat válasszanak:
- levezető elnököt (többnyire itt magát javasolja, de lehet pl. a társasház jogi képviselője is),
- jegyzőkönyv-vezetőt (elképzelhető, hogy a közös képviselő önmagát javasolja erre a posztra is, de közvetlen munkatársát is jelölheti) és
- két jegyzőkönyv hitelesítőt (akik azonban a levezető elnöktől és jegyzőkönyvvezetőtől különböző két személy lehet, s tulajdonosnak (vagy azok meghatalmazottjainak) kell lenniük.
A társasház közgyűlésének határozatképességet a közgyűlés megnyitását követően együttesen állapítja meg a levezető elnök és a jegyzőkönyvvezető.
- Külön szavazás lehet képi-, illetve hangfelvétel készítésének a lehetőségéről
- Ismerteti a napirendi pontokat és kéri azok sorrendjének elfogadását.
Fentieket követően megkezdi a napirendi pontok tárgyalását a tulajdonosok által elfogadott sorrendben.
Az éves közgyűlés legfontosabb pontja(i) az előző év elszámolásának, számviteli beszámolójának, illetve a következő (tárgyév) költségvetésének elfogadása.
A közös képviselő köteles beszámolni a tulajdonostársak közösségének arról, hogy mennyiben sikerült az előző költségvetési terv valóságban történő kivitelezése.
Minden tulajdonos számára átláthatóan és érthetően ki kell mutatnia:
- A tervezett és tényleges kiadásokat költségnemenként és a közös költség megosztásának az SZMSZ-ben megállapított szabálya szerinti bontásban, ezen belül az üzemeltetési kiadásokat, valamint a karbantartásokat és a felújításokat az elvégzett munkák részletezésében.
- A tervezett és tényleges bevételeket források szerint, ideértve a lejárt követelések részletezését és a behajtás érdekében megtett intézkedéseket.
- Pénzkészletek részletezését, a társasház tárgyi eszköz leltárát, a közösség egészét terhelő kötelezettségeket.
- A közös költségek előírását és teljesítését – a tulajdonosok nevének feltüntetésével -, a külön tulajdonban lévő lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek szerinti bontásban.
- A rezsicsökkentések eredményeként jelentkező megtakarítások összegét költségnemenként és tulajdonosonként a közös költség megosztásának az SZMSZ-ben megállapított szabálya szerinti bontásban
Az éves elszámolás elfogadása esetén a közgyűlés a közös képviselő tárgyévi tevékenységét jóváhagyja, de ez nem azt jelenti, hogy lemond az esetleges kártérítési igényről! Jogellenes tevékenysége vagy mulasztás esetén a közös képviselő nem mentheti ki magát az anyagi vagy más büntetőjogi felelőssége alól arra való hivatkozással, hogy tevékenységét a közgyűlés jóváhagyta.
Az elszámolás elfogadásáról a közgyűlés a jelenlévők egyszerű szavazattöbbségével határoz.
Az elszámolás ellenőrzését a Számvizsgáló Bizottság végzi el, (amennyiben működik ilyen a társasházban). A tulajdonosok számára a SZB észrevételeit, illetve az elszámolás elfogadására tett javaslatát a meghívóban, az elszámolással együtt ki kell küldeni.
A közös képviselő, a társasház működéséről, vagyoni-, illetve pénzügyi helyzetéről a tárgyév legutolsó napjával, számviteli beszámolót köteles készíteni.
A számviteli beszámoló pénzforgalmi szemléletű és egyeznie kell a főkönyvi adatokkal, emellett pedig bizonylatokkal alátámasztottnak kell lennie.
A tulajdonosok befizetéseit tartalmazó kimutatásnak egyeznie kell a megfelelő analitikus nyilvántartással, illetve az összes befizetésnek a főkönyvi adatokkal azonos összeget kell tartalmaznia.
Az elszámolásnak fő célja, hogy a tulajdonosoknak rálátásuk legyen arra, hogy mire mennyit költöttek. Lehetőséget kell biztosítani, hogy azt a költségvetéssel tételesen összevessék, és ha eltérés van a kettő között, akkor ezen eltérésre vonatkozóan magyarázatot kérjenek. Éppen emiatt az év végi elszámolásnak a költségvetéssel azonos szerkezetben kell íródnia, tehát táblázatos rendszerben, hogy a költségvetés illetve az elszámolás pontosan egymás mellé kerülhessen.
A közös képviselőnek az éves elszámoláshoz az éves közgyűlés időpontjára el kell készítenie név szerint a tartozók listáját, illetve tartozásuk jogcímét és összegét, illetve a megkezdett év eleji nyitó egyenlegeket. A közös képviselőnek ezen felül azt is be kell mutatnia, hogy milyen lépéseket tett a tartozások behajtása érdekében.
Gazdasági ellenőrzést segítő személyt kötelező igénybe venni az éves elszámolás és a következő évi költségvetési javaslat előzetes vizsgálatára és véleményezésére, amennyiben a társasház éves pénzforgalma meghaladja a 20 millió forintot vagy az Alapító okirat szerint külön tulajdonban lévő lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek száma meghaladja az 50-et. Gazdasági ellenőrzést segítő személy regisztrált mérlegképes könyvelő, illetve a Könyvvizsgálói Kamara nyilvántartásában is szereplő okleveles könyvvizsgáló lehet.
A közös képviselő által elkészített költségvetésnek a naptári évhez kell igazodnia, meg kell különböztetni, hogy mennyi az előző évi hátralék, azaz elmaradás, és külön azt, hogy ennek a hátraléknak mekkora része származik az előző évből, illetve a tárgyévi fizetési kötelezettségekből.
A költségvetés tervezésénél az ismert kiadások várható mértékéből kell kiindulni. Ezért a tulajdonosok befizetési kötelezettségeit annak megfelelően kell megállapítani a társasházban, hogy milyen várható kiadások lesznek. Amennyiben a költségvetés előkészítése mégsem ennek megfelelően történne, akkor könnyen előfordulhatna, hogy a társasház fizetésképtelen helyzetbe kerülhet.
A tulajdonosoknak ismerniük kell, hogy a közös költség milyen felosztási elv alapján kerül megállapításra.
A tulajdonostársak a költségvetést is egyszerű szavazattöbbséggel fogadják el.
A további napirendi pontok megtárgyalását követően a közös képviselő berekeszti a közgyűlést.
