Mint minden szerződés esetében a társasházkezelői szerződés esetében is nagyon fontos, hogy rögzítsük annak pontos tartalmát.
A társasházi közgyűlésen a közösség dönt a társasházkezelő személyéről, fontos hogy a közgyűlési határozat pontosan határozza meg, hogy kit és mikortól választanának társasházkezelőnek illetve, hogy milyen minőségben: természetes személyként, egyéni vállalkozóként vagy valamely gazdasági társaság képviselőjeként. A közgyűlés dönthet arról, hogy ki jogosult a vonatkozó szerződés aláírására: erre kinevezhető egy vagy több személy egyaránt, azonban, amennyiben Számvizsgáló Bizottság is működik a társasházban, célszerű ennek valamely tagját vagy tagjait felhatalmazni a megbízási szerződés aláírására. A határozatnak tartalmaznia kell, hogy az új közös képviselő eljárhat a társasház bankjánál a bankszámla rendelkezési jogának átírása tárgyában és a további aláírók (banki ellenjegyzők) megválasztását.
A közgyűlés a határozatában megjelölheti azon feltételeket, amelyeket a szerződéskötés feltételéül szab: például ilyen módon dönthetnek arról, hogy a megbízás létrejöttének feltétele az erkölcsi bizonyítvány bemutatása, nemleges köztartozásról szóló igazolás, vagy végrehajtás alóli mentességgel kapcsolatos bírósági igazolás bemutatása.
A társasházkezelő tevékenységre kötött szerződések típusa lehet:
- megbízási szerződés (a leggyakoribb, köthető egyéni vállalkozóval és céggel egyaránt)
- vállalkozási szerződés (inkább az építési és felújítási munkákra célszerű ennek választása)
- munkaszerződés (nem jellemző, nagyon sokba kerül a társasháznak a járulékok miatt és havi bérszámfejtést, adatszolgáltatást igényel)
Megbízási szerződés, a legcélszerűbb forma a társasházkezelői tevékenység végzéséhez
A megbízási szerződés részletszabályait és alaki követelményeit a PTK határozza meg.
A megbízási szerződés alapján a megbízott a megbízó által rábízott feladat ellátására a megbízó pedig a megbízási díj megfizetésére köteles.
A társasházkezelői szerződésnek igazodni kell a megbízás jellegéhez. A megbízott mindig személyesen köteles eljárni. Más személy közreműködését csak akkor veheti igénybe, ha a megbízó ahhoz előzetesen hozzájárul, illetve, ha a szerződésben ez külön rögzítésre kerül. Megbízó érdekeinek megfelelően kell eljárni, ebben a szerződésformában a megbízónak tágabb utasítási joga van.
Megbízott köteles végrehajtani a célszerűtlen utasítást is, ha erről megerősítést kért és kapott a megbízótól. A megbízási díj akkor is jár, ha a megbízás nem volt eredményes.
A megbízás teljesítésével felmerülő költségek mindig a megbízót terhelik. A megbízott még csak megelőlegezni sem köteles a költségeket.
A társasházkezeklői szerződés tartalmi követelményei:
- Szerződő felek adatai
- Szerződés pontos tárgya
- Szerződés időtartama (határozott vagy határozatlan)
- A megbízási díj mértéke, fizetésének módja és ideje és a díjemelés lehetőségei
- A vonatkozó jogszabályokra történő hivatkozás: túlnyomó részben a Tht. és a PTk. vonatkozó paragrafusai lesznek.
- Külön szabályozni kell a társasház bankszámlája feletti rendelkezési jogot
- Jogvita esetén bíróság kizárólagos illetékességének a meghatározása – ennek megjelölése a szerződésben NEM kötelező, de ajánlott.
- Keltezés (hely és idő is!) és aláírások.
Nagyon fontos, hogy a szerződésben rögzítsük a megbízott hatásköreit és kötelezettségeit.
Nagyon fontos, hogy a társasházkezelői szerződés készítésekor rögzítenünk kell a megbízott hatásköreit és kötelezettségeit. Ezek részletszabályait ideális esetben a társasház Szervezeti Működési Szabályzata is szabályozza.
- mekkora hatáskörrel ruházzák fel a képviselőt
- milyen döntésekhez kell közgyűlési döntés
- jogosult-e alkalmazottak irányítására (ha vannak, pl. gondnok, kertész, takarító)
A megválasztott társasház kezelő pénzügyi felelősséggel tartozik a társasház felé.
- legfontosabb a havi és időszakos (pl. célbefizetés) díjak beszedése
- fizetési felszólítások megküldése, és az ezzel kapcsolatos feladatok
- közüzemi számlák rendezése, kapcsolattartás a szolgáltatókkal
- költségvetés készítése, bevételi – kiadási bizonylatok kezelése
- bankszámlanyitásra való felhatalmazás
- hogyan történhet a kifizetett számlák ellenőrzése (ki és milyen rendszerességgel kell, hogy megtegye)
- számlák, átutalások aláírására jogosultak köre
Karbantartási feladatok időszakos ellátása. Vannak napi feladatok, heti bejárások, rendszeres karbantartások.
Szaktanácsadók alkalmazásának lehetősége (műszaki, jogi), mivel nem elvárható, hogy felelősséggel az ilyen helyzetekben a társasház kezelő döntsön és egyben a tulajdonosi közösség is jobban biztonságban érezheti magát (pl. egy körfolyosó felújításánál igénybe kell venni statikai szakembert és műszaki ellenőrt egyaránt)
Megfelelő kommunikáció meghatározása a tulajdonosokkal (online, telefon, személyes), milyen időszakban vehetik fel a kapcsolatot a társasházkezelővel.
Fontos meghatározni az SZVB tagokkal történő együttműködést. Milyen ügyekben (ezt jó esetben az SzMSz is szabályozza,) és milyen időközönként szükséges a kapcsolatfelvétel.
